Siirry sisältöön

Kopiosto

Toimintonäppäimet

Sisällysluettelo

Kopiosto

Tietosuojaseloste

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on tuoda rekisteröidyn tietoon EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) informointivelvoitteen edellyttämät tiedot.

Laatimispäivä 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Kopiosto ry (0414755-2)
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
puh. 09 431 521, kopiosto(at)kopiosto.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Riikka Kero
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
puh. 09 431 521, riikka.kero(at)kopiosto.fi

Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa
Sami Kokljuschkin
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
puh. 09 431 521, sami.kokljuschkin(at)kopiosto.fi

2. Rekisterin nimi
Tilitysjärjestelmä (sisältää osarekisterit oikeudenhaltija- ja teosrekisteri)

3. Rekisteröidyt henkilöt
Julkaisujen tekijät ja kustantajat

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään ainoastaan seuraaviin ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Tähän rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen, yhteydenpitoon ja tekijänoikeuskorvausten tilittämiseen julkaisujen tekijöille, kustantajille ja muille oikeudenhaltijoille sekä näiden teosten käytön valvontaan. 

Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilötietomatrikkeli tai sukututkimusta varten.

Henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn tekemän sopimuksen tai antaman valtuutuksen täytäntöönpanoon taikka rekisteröidyn suostumukseen.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyistä voidaan tallentaa seuraavia henkilötietoja:

  • rekisteröidyn nimi tai tämän yhteyshenkilö, osoite, henkilötunnus/y-tunnus,
  • puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • verotustiedot, pankkiyhteystiedot ja mahdolliset ulosottotiedot
  • taiteilijanimi
  • jäsenyys Kopioston jäsenjärjestössä
  • asiakkuuden alkamis- ja mahdollinen loppumispäivä
  • valtuutuksen tiedot
  • ominaisuus/ominaisuudet, joissa rekisteröity toimii graafisissa teoksissa
  • tiedot teoksista, joissa rekisteröity on tekijänä tai kustantajana
  • rekisteröidyn mahdollinen kuolinaika ja mahdolliset perilliset
  • mahdollinen oikeuksien siirtyminen

6. Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun rekisteröidyn tekemän sopimuksen tai antaman valtuutuksen voimassaolo päättyy taikka rekisteröity peruuttaa suostumuksensa. Henkilötietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää tarpeellisilta osin, jos se on tarpeen lain taikka rekisterinpitäjän tai tekijän oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat tallennetut henkilötiedot ja pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan ja täydentämään virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistetuksi. Tämä ei kuitenkaan koske sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä rekisterinpitäjän määrittämän tämän tietosuojaselosteen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa ja rajoittaa sitä, että rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, jos se tapahtuu rekisteröidyn mielestä tietosuojalainsäädännön vastaisesti tai ilman oikeutta käsitellä jotain henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytössä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tietoja käsitellään automaattisesti.

Jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä on käsitellyt hänen henkilötietojaan voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto).

Rekisteröity voi toteuttaa tämän kohdan mukaiset oikeudet rekisterinpitäjän toimistossa henkilökohtaisesti tai lähettämällä omakätisesti allekirjoitetun kirjeen kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle.

8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavia tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään Kopiosto-valtakirjalla ja muusta rekisteröidyn toimittamasta aineistosta, rekisterinpitäjän jäsenjärjestöiltä, julkisista tietolähteistä, vero- ja ulosottoviranomaiselta, postilta, väestötietojärjestelmästä.

9. Henkilötietojen luovutukset kolmansille osapuolille ja henkilötietojen käsittelijät
Kopiosto ei luovuta rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille muutoin kuin alla kerrotun mukaisesti.

Kopiosto-valtakirjaan liittyvät tiedot voidaan luovuttaa sille järjestölle, jonka kanssa rekisteröity on antanut valtuuden.

Rekisteröidyille toteutettavien henkilökohtaisten korvausten tilittämisen mahdollistamiseksi rekisteröidystä voidaan siirtää tietoja Kopioston ulkomaisille sisarjärjestöille.

Kopioston rekisteröidyille suorittamista tilityksistä toimitetaan tiedot verottajalle.

Rekisterinpitäjä voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Olemme tehneet joidenkin palveluntoimittajien kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyn Kopioston puolesta. Tällaiset sopimukset koskevat tyypillisesti esimerkiksi ohjelmistokehitys-, ylläpito-, palvelin- ja IT-tukipalveluita.

10. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Sähköisessä muodossa olevat rekisterin sisältämät tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin, jotka on suojattu ulkopuolisilta palomuureilla, pääsynvalvonnalla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Pääsy rekisterin mukaisiin henkilötietoihin on vain niillä työntekijöillä ja ylläpitäjillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmien käyttö edellyttää vähintään henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Rekisterinpitäjän palveluksessa olevia työntekijöitä sitoo henkilötietoja koskeva salassapitositoumus. Järjestelmät sijaitsevat lukitussa tilassa EU-talousalueella, johon on asiattomilta pääsy estetty.

Käsiteltävä manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja vartioidussa tilassa.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kopiostolla on oikeus muuttaa tietosuojaselostetta. Muutoksista ilmoitetaan Kopioston internetsivuilla.

Share on Facebook Share on Twitter Share on LinkedIn Share on Google+ More sharing options

Siirry alkuun